«В моей голове все складывалось логично, а в реальности я столкнулась с жесткими условиями рынка.»

Предприниматель Юлия Колбасова о решении строить бизнес с удаленной командой.
Almanax Education Consultancy — компания, которая помогает детям из России поступать в зарубежные вузы. Ее Руководитель Юлия Колбасова рассказала Womenbz.ru о том, почему решила строить удаленную команду, каково работать без офиса в сфере, где он — показатель статуса и почему с удаленными сотрудниками все же нужно встречаться.
Решение строить удаленный бизнес
Много лет я живу в Лондоне и помогаю родителям из России подобрать их детям обучение в Великобритании — выбрать школу и оформить нужные документы. 2,5 года назад я решила уйти с работы по найму и строить собственную компанию, причем, веской причиной для ухода стало как раз нежелание работать в офисе.

Во-первых, у меня есть дочь, с которой в то время я виделась очень мало. Перед работой я отводила ее в детский сад, а забирала уже поздним вечером, когда и ей пора было и спать, и я уже была жутко уставшая и вымотанная работой.

Во-вторых, мне не нравилось, что ежедневно я трачу на дорогу очень много времени — от дома до офиса или от офиса до школ. Я понимала, что рациональнее было бы исключить из этой цепочки офис и получить свободные часы, которые можно потратить с пользой: посетить больше учебных заведений, написать больше писем, встретиться с большим количеством клиентов. То есть использовать ресурсы гораздо эффективнее.
Когда я уходила в собственный бизнес у меня было несколько вариантов. Я могла бы стать соло-консультантом: работать удаленно на себя. Но этот формат мне совершенно не подходил с трех точек зрения:

1. Имидж. Я хотела создать респектабельную компанию и понимала, что в одиночку это сделать не получится. Соло-консультант никогда не выйдет на ту же степень доверия клиентов, как большое агентство.

2. Доход. У соло-консультанта ограниченное число клиентов, потому что он физически не может брать больше. Ты буквально меняешь свое время на деньги. Роста бизнеса здесь никакого, разве что постоянно поднимать цену на услуги, чтобы увеличивать доход. Но я считала, что могу помочь большему количеству семей, не прибегая к таким мерам. И это можно сделать только в крупной компании.

3. Личный интерес. Предпринимательство — это ведь большое приключение и постоянное развитие. Мне было интересно тренировать себя как бизнесмена именно в такой сложной плоскости — в построении команды, работе с людьми, их мотивировании.

Поэтому единственным подходящим для себя вариантом я видела создание компании с удаленной командой. И в мой голове все складывалось очень логично, но в реальности я столкнулась с жесткими условиями рынка.
Трудности
Моими потенциальными клиентами были состоятельные люди, готовые в год тратить 4-5 миллионов рублей на обучение своего ребенка. И специфика этого рынка в том, что в понимании таких людей, у респектабельной компании должно быть какое-то «физическое воплощение» — то есть офис. Для многих это гарант, что консультант с этими деньгами не сбежит. Мои конкуренты — а их в Лондоне очень много — имеют комфортабельные офисы, причем чаще всего в центре города.

Наличие офиса в этой сфере — не требование, но своего рода канон для тех, кто хочет «что-то из себя представлять». Это сложилось исторически, так же, как с юридическим консалтингом, бухгалтерскими услугами, например. Офис — это статусность. Хочешь строить большую организацию — открывай офис.

Мне было очень непросто, когда я поняла это. И, надо сказать, мое окружение только усугубляло ситуацию. «Ты сошла с ума!», «Ты не выживешь без офиса!» — эти слова я слышала от компетентных людей, которые разбираются в рынке, то есть мнению которых я действительно доверяла. Первая эмоция, которая у меня была, — это страх провала.

В какой-то момент я была готова сдаться, меня посещала мысль: а может, и не надо так рисковать, и все-таки открыть офис. Но я понимала, что арендуя офис, буду сама себе оплачивать собственные страдания и создать абсолютно не комфортную и не радующую меня жизнь. Поэтому снова и снова я просто напоминала себе, ради чего все это затеваю. Психологическая работа с самой собой играет здесь очень важную роль.
Старт бизнеса
Самым сложным все-таки было — решиться. Я уволилась, наняла ассистента и стала работать. Как известно, нужно только начать, и дальше уже отступать будет некуда. Так и получилось: страх немного отступил, но нужно было идти дальше, а я даже не представляла, какое испытание меня ждет.

Я никак не ожидала, что противостоять придется не только мнению общественности, но и кое-кому более серьезному — себе самой, своим внутренним «тараканам». Потому что когда на тебя давит некий стереотип, сложно продолжать верить в себя и свою идею. Волей-неволей ты начинаешь чувствовать себя неполноценной: раз ты без офиса, значит, ты представляешь из себя какой-то «недо-бизнес».

Получалось, что я позиционирую себя как высокооплачиваемый специалист, давно работающий на рынке, но как будто не могу позволить себе снять офис, чтобы угостить клиента кофе.

В течение нескольких месяцев у меня была самая настоящая ломка. Клиенты спрашивали меня: «Где ваш офис?». Но что я в тот момент слышала: «Где доказательство, что вы — серьезная компания?». Мне приходилось, буквально перебарывая себя, говорить, что офиса нет, и предлагать встречу в другом месте. Когда я произносила эти слова, раз за разом, я как будто шагала в какую-то бездну и представляла, как я падаю в глазах собеседника.

Только по прошествии какого-то времени я научилась трезво смотреть на ситуацию, по-настоящему поверила в себя и свою компанию. Здесь нет никакого секрета — просто день за днем напоминаешь себе, зачем ты все это делаешь, почему это правильно, почему в этой затее есть здравый смысл. И, конечно, кроме работы с собой приходилось сильно озадачиваться и результатами своей работы. Я понимала, что в компанию без офиса в нашей сфере могут обращаться люди, которым нас рекомендовали, которые заранее расположены к нам и в принципе понимают, что никакого офиса нет. Поэтому делать свою работу хорошо, было недостаточно. Нужно было создавать вау-эффект, чтобы нас рекомендовали. Именно в это я вкладывала все силы, бизнес постепенно рос, команда пополнялась удаленными сотрудниками.
Отработка возражений
Удаленная команда — это не люди, живущие в одном городе. У меня есть сотрудники из Минска, Бахрейна. Это стало интересным опытом: мало того, что нет офиса, так клиент еще может получить звонок откуда-то из Беларуссии. Конечно, у него тут же возникает недоумение. Начинаются вопросы, почему так, почему нет офиса. И зачастую все это перерастает в долгую дискуссию. Но я без проблем нахожу время, чтобы пообщаться с такими клиентами — это не только работа с возражением, но и хорошая возможность рассказать о нашей работе.

А объясняю я все очень просто на самом деле, в этом я искренна с клиентам — нам не нужен офис, потому что так нам удобнее. Так мы приносим больше пользы своим клиентам. Мы не ждем, когда нас по адресу будут искать школы, заинтересованные в клиентах из России — мы работаем от потребности заказчика и сами находим все учебные заведения, которые ему подойдут.
Отработка возражений
Удаленная команда — это не всегда люди, живущие в одном городе. У меня есть сотрудники из Минска, Бахрейна. Это стало интересным опытом: мало того, что нет офиса, так клиент еще может получить звонок откуда-то из Беларуссии. Конечно, у него тут же возникает недоумение. Начинаются вопросы, почему так, почему нет офиса. И зачастую все это перерастает в долгую дискуссию. Но я без проблем нахожу время, чтобы пообщаться с такими клиентами — это не только работа с возражением, но и хорошая возможность рассказать о нашей работе.

А объясняю я все очень просто на самом деле, в этом я искренна с клиентам — нам не нужен офис, потому что так нам удобнее. Так мы приносим больше пользы своим клиентам. Мы не ждем, когда нас по адресу будут искать школы, заинтересованные в клиентах из России — мы работаем от потребности заказчика и сами находим все учебные заведения, которые ему подойдут.
Как организовать работу удаленной команды
Сейчас в моей удаленной команде уже 8 человек (вместе со мной). Организовать работу удаленной команды тоже оказалось непросто, в этом есть свои тонкости.


Учет клиентов

В первую очередь, нужно выстроить техническую часть и принципы работы с клиентами и сотрудниками. Поэтому я с особой тщательностью подошла к выбору CRM-системы: мы используем Insightly. В нее заносятся показатели, отчеты, статистика и вся-вся информация по каждому клиенту, вплоть до мельчайших деталей — например, в какое время ему звонить.

Сотрудники легко могут зайти в систему с компьютера или телефона. Лично мне это очень удобно: в любой поездке, в любой стране мира, я могу найти в системе исчерпывающую информацию по клиенту. Например, если возникла проблема в школе, в которой учится наш ребенок, и мне нужно позвонить администрации, я просто захожу в приложение, ищу информацию в контактах клиента и набираю номер.

Наша CRM-система соединена с бухгалтерской системой Xero и сервисом для рассылки MailChimp. Таким образом, я могу увидеть, например, сколько денег мне принес сотрудник или сколько он открыл писем.

Кстати, бухгалтерская программа также установлена у меня на телефоне. Я могу просматривать какие-то отчеты. Но что особенно удобно и актуально, так это возможность сразу загружать в приложение все чеки для наших клиентов. Дело в том, что нам приходится делать за клиента очень много покупок, и все эти траты мы просто заносим в бухгалтерскую систему.

Мне кажется, что многие онлайн-компании не до конца понимают важность CRM-системы и других облачных программ для виртуального офиса. Руководители иногда не представляют, для чего им нужна CRM-система, или используют нерационально, или подбирают не под свой тип бизнеса и потом разочаровываются. Мой совет — не жалеть времени, чтобы разобраться в этом вопросе.

Хранение документов

У нас у каждого сотрудника на десктопе установлен нормальный Windows. Office 365 позволяет хранить все документы в SharePoint — это безопасное пространство для совместного использования данных. Неважно, где ты находишься, можно зайти в Office 365 через любой браузер и получить доступ ко всем файлам, документам, письмам.

Переписка с клиентами

Мы пользуемся почтой Microsoft Outlook. Я стараюсь, чтобы переписка с клиентом у нас была в email, куда у всех есть доступ. Во-первых, я против того, чтобы сотрудники вели продажи через личную переписку. В любом сервисном бизнесе, особенно с большими чеками, есть опасность, что сотрудник уйдет и заберет с собой клиента. Во-вторых, это удобно тем, что написать письмо можно сразу всем ключевым фигурам: родителям, ребенку, администрации школы, водителю, няне и так далее. Во-третьих, в письмах у нас содержится действительно важная информация, и что бы ни случилось, я буду апеллировать к переписке.

Общение с сотрудниками

Во многом я даю команде свободу в принятии решений, и стремлюсь к тому, чтобы сотрудники выходили со мной на связь, если не по плану — только в крайних случаях. Или сами пробовали решить проблему. Например, у нас обсуждение финансовых вопросов только по четвергам. Если в другой день нужно коснуться этой темы, то человек сам ищет информацию.

Еще я сокращаю ненужную переписку. Допустим, если им нужно меня о чем-то уведомить, то достаточно просто сделать мне пометку в нашем Office 365. Я это увижу и оставлю либо подтверждение, либо комментарий.

Офлайн-встречи

Примерно раз в месяц мы встречаемся с лондонской командой. Пожалуй, онлайн-работу немного проигрывает офлайну в том плане, что в офисе все же проще обсуждать как текущие моменты, так и то, куда движется компания. Но, думаю, что мы будем чаще видеться и делиться новостями и мыслями. Пожалуй, это хорошо скажется на командном духе.

Офлайн также выигрывает тем, что ты не только общаешься с коллегами, но и получаешь их одобрение за успешную работу. Например, закрыл сделку — крикнул об этом на весь коридор и все порадовались. Возможно, моим сотрудником этого не хватает. Но я точно знаю, что отсутствие офисной жизни у них с лихвой окупает тот момент, когда ребенок, которого они вели, поступает в школу. Не передать, как мы при этом счастливы.
Совет предпринимателям
С тех пор, как я решила пойти наперекор общественному мнению и вести традиционный бизнес без офиса, прошло 2,5 года. За это время я ни разу об этом не пожалела. И укрепила уверенность в своей правоте. Сейчас я вижусь с дочкой постоянно. Она уже ходит в школу, и я могу утром спокойно проводить ее. В это время мы много разговариваем, делимся своими мыслями. Я отключаю телефон, надеваю спортивный костюм (а не суматошно ковыляю на каблуках, как раньше) и оставляю дома документы, боксы с ланчем и спортивную сумку для вечерней тренировки. Также сейчас я всегда посещаю ее школьные мероприятия, для нее это невообразимый кайф.

Я не говорю, что всем нужно так работать. Я просто пытаюсь показать своим примером, что возможно все и нельзя сразу говорить себе нет. Нужно позволить своему мозгу мыслить, мечтать, придумывать варианты, и это принесет колоссальные результаты.
Какие у вас мысли?
Мы используем cookies и другие метаданные, чтобы обеспечить наилучшее функционирование сайта.
Хорошо
Close
Error get alias